1. 就任承諾書とは

　就任承諾書は、会社の役員（取締役、監査役など）がその役職に就任することを正式に承諾したことを証明する書類です。商業登記法第54条に基づき、役員変更登記の際にはこの書類の提出が求められます。就任承諾書には、就任者の署名や押印、住所、氏名などが記載され、本人の意思を明確に示す必要があります。

2. 議事録を就任承諾書として援用する条件

　特定の条件を満たす場合、株主総会や取締役会の議事録を就任承諾書の代わりとして利用することが可能です。以下の要件を満たす必要があります：

• 就任者が総会や会議に出席していること。
• 議事録に、就任者がその場で就任を承諾した旨の記載があること。
• 議事録に就任者の住所が記載されていること。

　例えば、取締役会設置会社の場合、議事録に以下のような記載があると、就任承諾書として援用できます：

「第〇号議案 取締役選任の件
議長は、取締役Ａの死亡及び取締役Ｂの辞任により、後任の取締役を選任する必要がある旨を述べ、議場に諮ったところ、満場一致で議長の指名に一任することとなり、議長はＤ氏を指名し、その可否を再度議場に諮ったところ、満場一致でこれを選任することに可決確定した。
なお、被選任者は、席上その就任を承諾した。
香川県高松市○○町100番地10
取締役 Ｄ」

　ただし、就任者の住所が議事録に記載されていない場合、印鑑証明書や本人確認書類との整合性が取れず、援用が認められないことがあります。

3. 辞任届とは

　辞任届は、役員が自らの意思で役職を辞任することを会社に通知する書類です。辞任による役員変更登記の際には、この書類の提出が求められます。辞任届には、辞任者の署名や押印、辞任の意思表示、辞任日などが明記されます。

4. 議事録を辞任届として援用する条件

　辞任届についても、特定の条件を満たす場合には、株主総会や取締役会の議事録を代用することが可能です。以下の要件を満たす必要があります：

• 辞任者が総会や会議に出席していること。
• 議事録に、辞任者がその場で辞任を申し出た旨の記載があること。

　例えば、議事録に「取締役Ｂは、席上辞任を申し出た」との記載がある場合、辞任届の提出は不要とされることがあります（登記研究81号、83号）。ただし、議事録に虚偽の記載があった場合、会社法第974条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

5. 議事録援用のメリットとリスク

メリット：

• 別途書類を作成する手間が省ける。
• 迅速な登記手続きが可能となる。

リスク：

• 議事録の記載内容に不備があると、登記申請が受理されない可能性がある。
• 虚偽の記載があった場合、法的責任を問われる可能性がある。

　そのため、議事録を援用する場合でも、内容の正確性と記載要件の確認が重要です。

6. 実務上の注意点と当事務所の対応

　アイリス国際司法書士・行政書士事務所では、登記手続きの正確性と迅速性を重視し、以下の対応を行っています：

• 就任承諾書や辞任届の提出が不要とされる場合でも、可能な限り書面を取得し、記録を残す。
• 議事録の内容を精査し、記載要件を満たしているか確認する。
• 必要に応じて、関係者へのヒアリングを行い、事実関係を確認する。

　これにより、登記申請の不備や法的リスクを最小限に抑えることを目指しています。

7. まとめ

　商業登記における就任承諾書や辞任届の提出は、会社の役員変更を正式に記録するために重要な手続きです。特定の条件下では、株主総会や取締役会の議事録をこれらの書類の代替として利用することが可能ですが、記載内容や要件を厳密に確認する必要があります。当事務所では、登記手続きの専門家として、正確かつ迅速な対応を心掛けております。役員変更や登記手続きに関するご相談は、無料で承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

※自身で登記されること前提の質問はお受けできません。

※ノウハウだけ教えてほしいという相談もお受けしておりません。

アイリス国際司法書士・行政書士事務所
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